Hiểu rõ về số hóa tài liệu lưu trữ

Biện pháp số hóa tài liệu lưu trữ là một trong những biện pháp quản lý tài liệu được nhắc đến nhiều nhất trong những năm vừa qua. Để hiểu rõ hơn về chúng, bạn hãy đọc ngay bài viết sau đây.

Các công việc quản lý, lưu trữ tài liệu đã được áp dụng nền tảng công nghệ mới, phù hợp với môi trường làm việc điện tử hiện đại. Việc số hóa tài liệu lưu trữ sẽ giúp các đơn vị bảo quản, khai thác, tìm kiếm, sử dụng hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng nhất. Sau đây, hãy cùng Lưu Hồ Sơ tìm hiểu rõ hơn về số hóa tài liệu lưu trữ nhé.

Số hóa tài liệu là gì


Hiểu đơn giản, số hóa tài liệu lưu trữ là việc chuyển đổi từ vật mang thông tin khác nhau trên nền giấy như hồ sơ, chứng từ giấy, ảnh in… trở thành tài liệu điện tử được lưu trong các thiết bị máy tính. Những tài liệu điện tử này có thể tồn tại ở nhiều dạng File khác nhau, người dùng có thể sử dụng, chỉnh sửa thông tin tài liệu…

Xem thêm:

Các văn bản trong công tác văn thư chính là giai đoạn khởi đầu của tài liệu, các tài liệu số hóa cũng sẽ phải dựa vào những tài liệu truyền thống này. Vì vậy, dù đã sử dụng hình thức số hóa nhưng việc tạo lập và lưu trữ tài liệu truyền thống là việc làm không thể lược giản.

Mục đích của việc số hóa tài liệu


Việc số hóa tài liệu sẽ giúp ích rất nhiều trong công tác bảo quản, quản lý hồ sơ tài liệu, đặc biệt là những hồ sơ chứng từ cần được lưu trữ trong thời gian dài. Cụ thể, mục đích của việc số hóa tài liệu đó chính là:

  • Giảm không gian lưu trữ. So với giấy tờ theo dạng văn thư, cách lưu trữ truyền thống sẽ rất tốn không gian, diện tích lưu trữ sẽ tăng lên hàng năm. Còn tài liệu điện tử sẽ được lưu trữ trong không gian thoải mái, chỉ cần gia tăng dung lượng của ổ cứng chứa tài liệu;

  • Đồng nhất các loại giấy tờ truyền thống về một dạng điện tử chung

  • Tránh làm mất tài liệu và bị nhàu nát trong quá trình lưu trữ vận chuyển;

  • Có thể lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn;

  • Có thể chia sẻ tải liệu nhanh chóng, đỡ mất thời gian tìm kiếm;

  • Thông tin tài liệu được bảo mật cao, có thể phân quyền người sử dụng;

  • Xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả bởi thông tin được tìm kịp thời;

  • Chi phí quản lý và vận hành thấp.

Quy định hình thức tài liệu số hóa


Như chúng ta đã biết, số hóa tài liệu là dạng chuyển dữ liệu từ bản in giấy, viết tay… sang dạng dữ liệu điện tử. Hình thức của chúng được nhận biết như sau:

  • File có định dạng PDF (Portable Document Format), TIFF, JPEG, PNG…;

  • Hình ảnh có màu;

  • Độ phân giải hình ảnh tối thiểu là 200 Dpi để nhìn rõ nội dung;

  • Bao gồm tên File, mã hồ sơ, thứ tự văn bản…;

  • Chữ ký: sử dụng hình thức ký số;

  • Dấu tổ chức màu đỏ, đúng kích thước thực tế và có định dạng là PNG;

  • Có ghi rõ thông tin cơ quan tổ chức, thời gian đăng ký...

Trên đây là một số vấn đề cơ bản liên quan đến việc số hóa tài liệu lưu trữ. Có thể thấy việc số hóa tài liệu giúp ích rất nhiều cho các đơn vị, doanh nghiệp quản lý hồ sơ lưu trữ. Tuy nhiên việc số hóa này cũng chỉ được làm song song với công tác lưu trữ tài liệu truyền thống, và chắc chắn chúng không thể thay thế hoàn toàn được. 

Lưu Hồ Sơ vẫn luôn mở dịch vụ hỗ trợ khách hàng trong việc lưu trữ hồ sơ một cách an toàn và khoa học. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn nếu đang muốn tìm địa điểm lưu kho chứng từ chất lượng nhé.

Thông tin liên hệ 

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

  • Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

  • Website: https://www.luuhoso.com

  • Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân

Nguồn: https://luuhoso.blogspot.com

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Sự khác nhau giữa kho riêng và kho công cộng

Hình ảnh
  Trong bài viết dưới đây, Lưu Hồ Sơ sẽ phân tích sự khác nhau giữa kho riêng và kho công cộng để Quý khách hàng nắm rõ và có sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp của mình. Vì nhu cầu tiêu dùng tăng cao, hàng hóa nhập về ngày một nhiều, các doanh nghiệp lớn xây dựng kho riêng để dễ quản lý và bảo quản. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có thể tự xây kho vì chi phí lớn và cần quá nhiều điều kiện. Vì vậy giải pháp đưa ra là thuê kho công cộng. Vậy chúng khác nhau ở điểm nào? Cùng đi sâu phân tích trong bài viết dưới đây. >>> Bài viết tham khảo: Các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho Các thủ tục nhập khẩu hàng hóa cần nắm rõ Có nên mua bảo hiểm hàng hóa trong kho hàng Định nghĩa kho riêng và kho công cộng Kho riêng - Thuộc quyền sở hữu và quản lý của một cá nhân, tổ chức để lưu trữ hàng hóa sản phẩm của doanh nghiệp. - Một hình thức khác là kho tự quản: Doanh nghiệp thuê riêng toàn bộ nhà kho của một đơn vị cung cấp, trả tiền thuê kho và có quyền tự quản lý và sử dụng. Kho
Đọc thêm

Hàng tồn kho ảo là gì? Cách xử lý hàng tồn kho ảo

Hình ảnh
  Hàng tồn kho ảo luôn là vấn đề đau đầu của các đơn vị kinh doanh. Vậy chúng là gì? Cách xử lý làm giảm hàng tồn kho ảo như thế nào? Cùng tìm hiểu câu trả lời trong bài viết sau đây.  Trong quá trình hoạt động kinh doanh, đa số các doanh nghiệp đều gặp phải tình trạng tồn kho ảo, dẫn đến việc này đa số là do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp. Nếu không có cách xử lý kịp thời hàng tồn kho, nếu bị phát hiện sẽ bị xử phạt nghiêm trọng. Dưới đây Lưu Hồ Sơ sẽ hướng dẫn một số cách xử lý hàng tồn kho ảo mà các doanh nghiệp có thể áp dụng. Hàng tồn kho ảo là gì? Định nghĩa hàng tồn kho ảo: là lượng hàng hóa, vật tư, linh kiện tồn kho được ghi trên sổ sách kế toán nhiều hơn so với số hàng thực tế trong kho. Dù số lượng chênh lệch nhiều hay ít thì cũng chứng tỏ số liệu kế toán đã phản ánh không trung thực giá trị thực tế của  hàng tồn kho. Nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho Nguyên nhân chủ quan Đây là nguyên nhân mà các doanh nghiệp thường hay mắc phải dẫn đến hàng tồn kho ảo: Do doanh nghi
Đọc thêm

Có nên mua bảo hiểm hàng hóa trong kho hàng

Hình ảnh
  Hàng hóa được lưu kho đạt tiêu chuẩn và an toàn rồi thì có nên mua bảo hiểm hàng hóa trong kho hàng nữa không? Nếu bạn đang thắc mắc về vấn đề này thì hãy tham khảo ngay bài viết của Lưu Hồ Sơ nhé. Sẽ có rất nhiều rủi ro trong kho hàng mà chúng ta không thể kiểm soát, có thể do tác động lý hóa bên ngoài hoặc do những sự cố xảy ra ngoài ý muốn. Dù là nguyên nhân gì thì cũng mang lại tổn thất rất cho doanh nghiệp. Đó là lý do các gói bảo hiểm hàng hóa ra đời nhằm giúp các đơn vị lưu trữ hàng hóa giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất. Nhưng chúng thực sự cần thiết cho những mặt hàng nào? Có thể phân loại mua bảo hiểm để giảm được chi phí doanh nghiệp hay không?  >>> Bài viết tham khảo: Mách bạn cách bảo quản hàng hóa trong kho lưu trữ Hàng tồn kho ảo là gì? Cách xử lý hàng tồn kho ảo Dịch vụ lưu trữ hồ sơ uy tín tại TP Hồ Chí Minh Vì sao phải mua bảo hiểm hàng hóa trong kho hàng Một sự thật dễ thấy đối với các gói bảo hiểm là không thể đảm bảo giải quyết 100% các sự cố xảy ra đối
Đọc thêm