Các bước lưu hồ sơ xây dựng bài bản nhất

 Hồ sơ xây dựng phải được lưu trữ thời gian dài hạn. Các bước lưu hồ sơ xây dựng bài bản nhất dưới đây sẽ giúp bạn có được quy trình quản lý chúng khoa học nhất.

Hồ sơ xây dựng là một trong những tài liệu quan trọng của các đơn vị thiết kế thi công. Hàng năm, các công ty xây dựng sẽ nhận được nhiều công trình, dự án lớn nhỏ, mỗi một dự án như vậy sẽ có rất nhiều giấy tờ cần được lưu trữ. Nếu không có quy trình lưu trữ những loại hồ sơ đặc thù này sẽ gây nhiều rắc rối trong tương lai.

Sau đây, Lưu Hồ Sơ sẽ hướng dẫn bạn các bước lưu hồ sơ xây dựng bài bản nhất và khoa học nhất.

Các bước lưu hồ sơ xây dựng


Bước 1: Lựa chọn cách quản lý hồ sơ

Các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực thiết kế xây dựng cần xác định số lượng hồ sơ cần lưu trữ, tầm quan trọng của các dự án, thời gian yêu cầu lưu trữ, ngân sách trong việc lưu trữ để lựa chọn ra cách lưu hồ sơ phù hợp. 

Doanh nghiệp có thể lựa chọn những cách lưu chứng từ xây dựng như sau:

  • Tự lưu trữ tại văn phòng hoặc xây kho lưu trữ riêng

  • Thuê dịch vụ kho lưu trữ hồ sơ;

  • Thuê kho tự quản;

  • Lưu hồ sơ ở dạng bảo mật.

Sau khi đã lựa chọn được phương thức phù hợp, đơn vị cần phân công nhiệm vụ cụ thể cho người quản lý, giám sát và lưu trữ hồ sơ. Đồng thời đưa ra quyền hạn và quy trình tiếp cận hồ sơ chung của doanh nghiệp.

Bước 2: Xây dựng quy trình lưu hồ sơ


Tất cả những quy trình liên quan đến hồ sơ xây dựng cần được thống nhất đến toàn thể công ty, bao gồm những quy trình như sau:

  • Lựa chọn ra một phương pháp lưu trữ hồ sơ xây dựng phù hợp nhất rồi áp dụng chung;

  • Trình tự lập hồ sơ xây dựng;

  • Cách cập nhật hồ sơ xây dựng;

  • Cách phân loại hồ sơ xây dựng;

  • Cách sắp xếp hồ sơ xây dựng;

  • Cách bảo quản hồ sơ tài liệu;

  • Quy trình tiếp cận, sử dụng hồ sơ xây dựng;

  • Lựa chọn các phương pháp hủy hồ sơ xây dựng.

Bước 3: Đào tạo nhân viên

Sau khi đã thống nhất tất cả những quy trình có đó, doanh nghiệp bắt đầu thực hiện các công tác hướng dẫn, đào tạo đến toàn thể các bộ phận, nhân viên, đặc biệt là những người có liên quan trực tiếp tới công việc lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp.

Bước 4: Tổ chức lưu trữ hồ sơ theo đúng quy trình

  • Lựa chọn vị trí lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ, phương tiện để phục vụ cho việc sắp xếp, bảo quản, lưu trữ hồ sơ xây dựng như tủ kệ, bìa đựng hồ sơ, thùng Carton, bao bì bọc hồ sơ, Giấy ghi chú…;

  • Tất cả các phòng ban tổ chức đóng gói và sắp xếp hồ sơ xây dựng theo đúng trình tự;

  • Trình tự sắp xếp, lưu trữ hồ sơ: Thông báo lịch - tập chung nhân viên - phổ biến công việc - thị phạm cách làm - Phân loại hồ sơ - ghi danh sách - Dán Sticker - Sắp xếp vào nơi lưu trữ.

Bước 5: Lập danh mục hồ sơ




Danh mục hồ sơ này cũng đã được thống nhất từ trước. Sau khi sắp xếp chứng từ, doanh nghiệp sẽ lập danh mục cụ thể theo tên các hồ sơ công trình và theo thời gian thi công. Danh mục này cũng sẽ được lập trên máy tính hoặc các phần mềm hỗ trợ quản lý hồ sơ.

Bước 6: Quản lý, theo dõi, cập nhật, bảo quản hồ sơ

Hồ sơ xây dựng phải được cập nhật liên tục nếu có sự thay đổi ở bên trong nội dung và ở bên ngoài phần danh mục. Những bộ hồ sơ còn thiếu chứng từ phải phân khu riêng và nhanh chóng bổ sung ngay. Đồng thời doanh nghiệp cần cần có lịch kiểm tra, vệ sinh kho lưu trữ hồ sơ để đảm bảo công tác bảo quản theo đúng thời hạn đã quy định.

Trên đây là Các bước lưu hồ sơ xây dựng bài bản nhất. Thông thường những công việc bên thiết kế xây dựng rất nhiều giai đoạn phức tạp cần rất nhiều thời gian, vì vậy thường không chú ý đến việc lưu trữ hồ sơ xây dựng đúng cách. Vì vậy, Lưu Hồ Sơ đã phát triển dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ để hỗ trợ các doanh nghiệp.

Để tìm hiểu kỹ hơn về dịch vụ này, bạn có thể liên hệ với chúng tôi theo thông tin như sau:

Thông tin liên hệ 

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

  • Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

  • Website: https://www.luuhoso.com

  • Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân

Nguồn: https://luuhoso.blogspot.com

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Sự khác nhau giữa kho riêng và kho công cộng

Hình ảnh
  Trong bài viết dưới đây, Lưu Hồ Sơ sẽ phân tích sự khác nhau giữa kho riêng và kho công cộng để Quý khách hàng nắm rõ và có sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp của mình. Vì nhu cầu tiêu dùng tăng cao, hàng hóa nhập về ngày một nhiều, các doanh nghiệp lớn xây dựng kho riêng để dễ quản lý và bảo quản. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có thể tự xây kho vì chi phí lớn và cần quá nhiều điều kiện. Vì vậy giải pháp đưa ra là thuê kho công cộng. Vậy chúng khác nhau ở điểm nào? Cùng đi sâu phân tích trong bài viết dưới đây. >>> Bài viết tham khảo: Các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho Các thủ tục nhập khẩu hàng hóa cần nắm rõ Có nên mua bảo hiểm hàng hóa trong kho hàng Định nghĩa kho riêng và kho công cộng Kho riêng - Thuộc quyền sở hữu và quản lý của một cá nhân, tổ chức để lưu trữ hàng hóa sản phẩm của doanh nghiệp. - Một hình thức khác là kho tự quản: Doanh nghiệp thuê riêng toàn bộ nhà kho của một đơn vị cung cấp, trả tiền thuê kho và có quyền tự quản lý và sử dụng. Kho
Đọc thêm

Hàng tồn kho ảo là gì? Cách xử lý hàng tồn kho ảo

Hình ảnh
  Hàng tồn kho ảo luôn là vấn đề đau đầu của các đơn vị kinh doanh. Vậy chúng là gì? Cách xử lý làm giảm hàng tồn kho ảo như thế nào? Cùng tìm hiểu câu trả lời trong bài viết sau đây.  Trong quá trình hoạt động kinh doanh, đa số các doanh nghiệp đều gặp phải tình trạng tồn kho ảo, dẫn đến việc này đa số là do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp. Nếu không có cách xử lý kịp thời hàng tồn kho, nếu bị phát hiện sẽ bị xử phạt nghiêm trọng. Dưới đây Lưu Hồ Sơ sẽ hướng dẫn một số cách xử lý hàng tồn kho ảo mà các doanh nghiệp có thể áp dụng. Hàng tồn kho ảo là gì? Định nghĩa hàng tồn kho ảo: là lượng hàng hóa, vật tư, linh kiện tồn kho được ghi trên sổ sách kế toán nhiều hơn so với số hàng thực tế trong kho. Dù số lượng chênh lệch nhiều hay ít thì cũng chứng tỏ số liệu kế toán đã phản ánh không trung thực giá trị thực tế của  hàng tồn kho. Nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho Nguyên nhân chủ quan Đây là nguyên nhân mà các doanh nghiệp thường hay mắc phải dẫn đến hàng tồn kho ảo: Do doanh nghi
Đọc thêm

Hiểu rõ về số hóa tài liệu lưu trữ

Hình ảnh
Biện pháp số hóa tài liệu lưu trữ là một trong những biện pháp quản lý tài liệu được nhắc đến nhiều nhất trong những năm vừa qua. Để hiểu rõ hơn về chúng, bạn hãy đọc ngay bài viết sau đây. Các công việc quản lý, lưu trữ tài liệu đã được áp dụng nền tảng công nghệ mới, phù hợp với môi trường làm việc điện tử hiện đại. Việc số hóa tài liệu lưu trữ sẽ giúp các đơn vị bảo quản, khai thác, tìm kiếm, sử dụng hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng nhất. Sau đây, hãy cùng Lưu Hồ Sơ tìm hiểu rõ hơn về số hóa tài liệu lưu trữ nhé. Số hóa tài liệu là gì Hiểu đơn giản, số hóa tài liệu lưu trữ là việc chuyển đổi từ vật mang thông tin khác nhau trên nền giấy như hồ sơ, chứng từ giấy, ảnh in… trở thành tài liệu điện tử được lưu trong các thiết bị máy tính. Những tài liệu điện tử này có thể tồn tại ở nhiều dạng File khác nhau, người dùng có thể sử dụng, chỉnh sửa thông tin tài liệu… Xem thêm: Cách lưu trữ hồ sơ trên thư mục máy tính Ý nghĩa của việc áp dụng quy trình 5s trong quản lý hồ sơ Các bước lư
Đọc thêm