Ý nghĩa của việc áp dụng quy trình 5s trong quản lý hồ sơ

 Việc áp dụng quy trình 5s trong quản lý hồ sơ có ý nghĩa rất quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài liệu hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.

Quy trình 5S là một nền tảng cơ bản được thực hiện để đảm bảo chất lượng làm việc từng hệ thống. Riêng trong công việc quản lý hồ sơ cũng nên được áp dụng quy trình 5S này. Để bạn đọc hiểu rõ hơn chúng được áp dụng cụ thể như thế nào, hãy cùng xem ngay bài viết dưới đây của Lưu Hồ Sơ nhé.

Quy trình 5s trong quản lý hồ sơ


Quy trình 5S là viết tắt của 5 từ Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng. Khi áp dụng vào công việc quản lý hồ sơ, chúng sẽ được định nghĩa rõ ràng như sau:

  • Sàng lọc: Hồ sơ phải được kiểm tra, chọn lọc, phân loại các danh mục chứng từ cần lưu để phục vụ cho việc tìm kiếm sau này;

  • Sắp xếp: Phân chia các danh mục hồ sơ theo một danh sách cố định phù hợp với doanh nghiệp để tạo ra được sự ngăn nắp theo đúng trật tự và quy ước chung;

  • Sạch sẽ:  Giữ vệ sinh ở kho lưu chứng từ và nơi làm việc;

  • Săn sóc: Có lịch kiểm tra, thống kê hồ sơ tài liệu thường xuyên;

  • Sẵn sàng: Nhân viên trong đơn vị có tinh thần tự giác tuân thủ những quy tắc được đặt ra và sẵn sàng cung cấp tài liệu khi có yêu cầu. 

Tại sao nên áp dụng quy trình 5s trong quản lý hồ sơ


Rất nhiều doanh nghiệp trong thời gian đầu hoạt động gặp lỗ hổng trong việc việc quản lý hồ sơ tài liệu, làm rò rỉ thông tin hoặc mất mát tài liệu, gây tổn thất lớn cho công ty, đặc biệt là những doanh nghiệp hộ gia đình. Những vấn đề thường gặp như:

  • Hồ sơ nằm lộn xộn, không có nơi chứa riêng, không được phân loại làm mất thời gian tìm kiếm;

  • Không phân người quản lý tài liệu, không có quy trình sử dụng tài liệu nên khi cần không biết tìm ai phụ trách;

  • Nơi làm việc bề bộn, không khoa học, năng suất làm việc không cao;

  • Mất mát những tài liệu quan trọng của công ty;

Vì vậy, việc áp dụng quy trình 5s sẽ là giải pháp tốt nhất giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ, chứng từ một cách chặt chẽ, chấm dứt tất cả những tình trạng nêu trên.

Ý nghĩa của việc áp dụng quy trình 5s trong quản lý hồ sơ


Doanh nghiệp áp dụng quy trình 5S trong quản lý hồ sơ sẽ nhận được những lợi ích như sau:

  • Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có kỷ luật, thể hiện tính chuyên nghiệp của một tập thể;

  • Hồ sơ tài liệu quan trọng của doanh nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ, giao quyền hành cho người có trách nhiệm, tính bảo mật được nâng cao hơn, sử dụng tài liệu có hệ thống, quy củ hơn.

  • Tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý, tăng năng suất làm việc cho toàn thể nhân viên công ty;

  • Hình thành được văn hóa của công ty, có tính thần tập thể và có tinh thần trách nhiệm cao;

Trên đây là Ý nghĩa của việc áp dụng quy trình 5s trong quản lý hồ sơ. Yếu tố cơ bản nhất để quy trình 5S diễn ra thành công là các thành viên phải đồng lòng thực hiện dưới sự hỗ trợ và chỉ dẫn của ban lãnh đạo.

Thông tin liên hệ 

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

  • Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

  • Website: https://www.luuhoso.com

  • Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân

Nguồn: https://luuhoso.blogspot.com

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Sự khác nhau giữa kho riêng và kho công cộng

Hình ảnh
  Trong bài viết dưới đây, Lưu Hồ Sơ sẽ phân tích sự khác nhau giữa kho riêng và kho công cộng để Quý khách hàng nắm rõ và có sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp của mình. Vì nhu cầu tiêu dùng tăng cao, hàng hóa nhập về ngày một nhiều, các doanh nghiệp lớn xây dựng kho riêng để dễ quản lý và bảo quản. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có thể tự xây kho vì chi phí lớn và cần quá nhiều điều kiện. Vì vậy giải pháp đưa ra là thuê kho công cộng. Vậy chúng khác nhau ở điểm nào? Cùng đi sâu phân tích trong bài viết dưới đây. >>> Bài viết tham khảo: Các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho Các thủ tục nhập khẩu hàng hóa cần nắm rõ Có nên mua bảo hiểm hàng hóa trong kho hàng Định nghĩa kho riêng và kho công cộng Kho riêng - Thuộc quyền sở hữu và quản lý của một cá nhân, tổ chức để lưu trữ hàng hóa sản phẩm của doanh nghiệp. - Một hình thức khác là kho tự quản: Doanh nghiệp thuê riêng toàn bộ nhà kho của một đơn vị cung cấp, trả tiền thuê kho và có quyền tự quản lý và sử dụng. Kho
Đọc thêm

Hàng tồn kho ảo là gì? Cách xử lý hàng tồn kho ảo

Hình ảnh
  Hàng tồn kho ảo luôn là vấn đề đau đầu của các đơn vị kinh doanh. Vậy chúng là gì? Cách xử lý làm giảm hàng tồn kho ảo như thế nào? Cùng tìm hiểu câu trả lời trong bài viết sau đây.  Trong quá trình hoạt động kinh doanh, đa số các doanh nghiệp đều gặp phải tình trạng tồn kho ảo, dẫn đến việc này đa số là do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp. Nếu không có cách xử lý kịp thời hàng tồn kho, nếu bị phát hiện sẽ bị xử phạt nghiêm trọng. Dưới đây Lưu Hồ Sơ sẽ hướng dẫn một số cách xử lý hàng tồn kho ảo mà các doanh nghiệp có thể áp dụng. Hàng tồn kho ảo là gì? Định nghĩa hàng tồn kho ảo: là lượng hàng hóa, vật tư, linh kiện tồn kho được ghi trên sổ sách kế toán nhiều hơn so với số hàng thực tế trong kho. Dù số lượng chênh lệch nhiều hay ít thì cũng chứng tỏ số liệu kế toán đã phản ánh không trung thực giá trị thực tế của  hàng tồn kho. Nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho Nguyên nhân chủ quan Đây là nguyên nhân mà các doanh nghiệp thường hay mắc phải dẫn đến hàng tồn kho ảo: Do doanh nghi
Đọc thêm

Hiểu rõ về số hóa tài liệu lưu trữ

Hình ảnh
Biện pháp số hóa tài liệu lưu trữ là một trong những biện pháp quản lý tài liệu được nhắc đến nhiều nhất trong những năm vừa qua. Để hiểu rõ hơn về chúng, bạn hãy đọc ngay bài viết sau đây. Các công việc quản lý, lưu trữ tài liệu đã được áp dụng nền tảng công nghệ mới, phù hợp với môi trường làm việc điện tử hiện đại. Việc số hóa tài liệu lưu trữ sẽ giúp các đơn vị bảo quản, khai thác, tìm kiếm, sử dụng hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng nhất. Sau đây, hãy cùng Lưu Hồ Sơ tìm hiểu rõ hơn về số hóa tài liệu lưu trữ nhé. Số hóa tài liệu là gì Hiểu đơn giản, số hóa tài liệu lưu trữ là việc chuyển đổi từ vật mang thông tin khác nhau trên nền giấy như hồ sơ, chứng từ giấy, ảnh in… trở thành tài liệu điện tử được lưu trong các thiết bị máy tính. Những tài liệu điện tử này có thể tồn tại ở nhiều dạng File khác nhau, người dùng có thể sử dụng, chỉnh sửa thông tin tài liệu… Xem thêm: Cách lưu trữ hồ sơ trên thư mục máy tính Ý nghĩa của việc áp dụng quy trình 5s trong quản lý hồ sơ Các bước lư
Đọc thêm