Cách lưu trữ hồ sơ trên thư mục máy tính

 Lưu trữ hồ sơ trên máy tính là một công việc bắt buộc trong phòng hành chính nhân sự. Nhưng vẫn có nhiều người chưa nắm được cách lưu trữ hồ sơ trên thư mục máy tính khoa học nhất.

Việc lưu trữ hồ sơ trên máy tính có mức độ quan trọng không kém so với việc lưu trữ hồ sơ chứng từ vật lý. Chúng ta thường phân loại hồ sơ trên máy tính bằng cách lập các thư mục. Vậy cách tạo thư mục như thế nào là hợp lý? 

Xem thêm:

Ngay sau đây hãy cùng Lưu Hồ Sơ tìm hiểu cách lưu trữ hồ sơ trên thư mục máy tính hiệu quả nhé.

Cách đặt tên thư mục


Việc lập và đặt tên các thư mục tưởng chừng như rất đơn giản. Tuy nhiên nếu đặt tên không đúng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng quản lý tài liệu. Vì vậy khi đặt tên thư mục ta cần lưu ý những nội dung như sau:

  • Hạn chế đặt tên bằng tiếng Việt có dấu: có một số phần mềm, chương trình có làm việc hoặc tương tác trực tiếp với phần mềm máy tính đều có thể gặp lỗi với thư mục có dấu;

  • Đặt tên thư mục thật ngắn gọn: Điều này vừa giúp người quản lý nhận diện tốt hơn, vừa tuân thủ đúng số ký tự được quy định trong hệ điều hành máy tính;

  • Nên đặt tên để dễ sắp xếp thứ tự các thư mục. Một mẹo nhỏ là hãy để thêm ký tự số 1. 2, 3 phía trước tên thư mục để chúng được sắp xếp theo trình tự, giúp truy xuất vị trí nhanh nhất khi cần tìm;

  • Thư mục có thể thêm thời gian và địa điểm đối với một số lĩnh vực đặc thù như xây dựng…;

  • Giữa các chữ có thể dùng - hoặc _ để ngăn cách.

Cách tổ chức thư mục


Việc tổ chức thư mục dữ liệu trên máy tính là rất quan trọng để tránh mất thời gian trong việc tìm kiếm hoặc cập nhật thông tin. Bạn nên lưu ý một số cách tổ chức thư mục sau đây:

  • Phân cấp các Folder: Bạn nên phân cấp các Folder cha con để tạo được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh và đầy đủ. Lưu ý chỉ được lập tối đa 4 phân cấp để tránh bị rối và mất thời gian tìm kiếm;

  • Tổ chức thư mục theo thời gian: Các thư mục tài liệu có thể được lưu trong thư mục từng tháng, từng quý, từng năm. Khi kết thúc năm, bạn có thể đóng nén tất cả tài liệu để thành một File duy nhất, tránh thất lạc và giúp giải phóng bộ nhớ máy tính;

  • Phân chia nhóm công việc liên quan từng năm: Mỗi nhóm công việc có các công việc, mỗi công việc sẽ có tài liệu liên quan đến nó;

Xem thêm: Đơn vị cho thuê kho lưu chứng từ uy tín

  • Thay đổi Icon để tạo điểm nhấn cho Folder quan trọng;

  • Với những nhóm tài liệu cần được bảo mật cần được thiết lập chế độ khóa bảo vệ, phân quyền người dùng hoặc đặt chế độ Read Only.

Sử dụng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến


Bên cạnh việc lưu hồ sơ trên máy tính, doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể sử dụng các phần mềm điện toán đám mây để lưu trữ trực tuyến, giúp việc truy cập hồ sơ ở mọi lúc mọi nơi mà không cần phải mở máy tính. Các phần mềm có độ an toàn, tính bảo mật cao được khuyến khích sử dụng như: Google Drive, Dropbox, Mediafire...

Trên đây là những cách lưu trữ hồ sơ trên thư mục máy tính. Lưu Hồ Sơ là đơn vị chuyên chung cấp các dịch vụ lưu kho chứng từ, lưu kho hàng hóa có uy tín tại TP HCM. Bộ phận tư vấn khách hàng của chúng tôi luôn hoạt động để tiếp nhận yêu cầu của Quý khách. Nếu có nhu cầu thuê kho bãi hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau nhé.

Thông tin liên hệ 

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

  • Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

  • Website: https://www.luuhoso.com

  • Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân

Nguồn: https://luuhoso.blogspot.com

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Sự khác nhau giữa kho riêng và kho công cộng

Hình ảnh
  Trong bài viết dưới đây, Lưu Hồ Sơ sẽ phân tích sự khác nhau giữa kho riêng và kho công cộng để Quý khách hàng nắm rõ và có sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp của mình. Vì nhu cầu tiêu dùng tăng cao, hàng hóa nhập về ngày một nhiều, các doanh nghiệp lớn xây dựng kho riêng để dễ quản lý và bảo quản. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có thể tự xây kho vì chi phí lớn và cần quá nhiều điều kiện. Vì vậy giải pháp đưa ra là thuê kho công cộng. Vậy chúng khác nhau ở điểm nào? Cùng đi sâu phân tích trong bài viết dưới đây. >>> Bài viết tham khảo: Các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho Các thủ tục nhập khẩu hàng hóa cần nắm rõ Có nên mua bảo hiểm hàng hóa trong kho hàng Định nghĩa kho riêng và kho công cộng Kho riêng - Thuộc quyền sở hữu và quản lý của một cá nhân, tổ chức để lưu trữ hàng hóa sản phẩm của doanh nghiệp. - Một hình thức khác là kho tự quản: Doanh nghiệp thuê riêng toàn bộ nhà kho của một đơn vị cung cấp, trả tiền thuê kho và có quyền tự quản lý và sử dụng. Kho
Đọc thêm

Hàng tồn kho ảo là gì? Cách xử lý hàng tồn kho ảo

Hình ảnh
  Hàng tồn kho ảo luôn là vấn đề đau đầu của các đơn vị kinh doanh. Vậy chúng là gì? Cách xử lý làm giảm hàng tồn kho ảo như thế nào? Cùng tìm hiểu câu trả lời trong bài viết sau đây.  Trong quá trình hoạt động kinh doanh, đa số các doanh nghiệp đều gặp phải tình trạng tồn kho ảo, dẫn đến việc này đa số là do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp. Nếu không có cách xử lý kịp thời hàng tồn kho, nếu bị phát hiện sẽ bị xử phạt nghiêm trọng. Dưới đây Lưu Hồ Sơ sẽ hướng dẫn một số cách xử lý hàng tồn kho ảo mà các doanh nghiệp có thể áp dụng. Hàng tồn kho ảo là gì? Định nghĩa hàng tồn kho ảo: là lượng hàng hóa, vật tư, linh kiện tồn kho được ghi trên sổ sách kế toán nhiều hơn so với số hàng thực tế trong kho. Dù số lượng chênh lệch nhiều hay ít thì cũng chứng tỏ số liệu kế toán đã phản ánh không trung thực giá trị thực tế của  hàng tồn kho. Nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho Nguyên nhân chủ quan Đây là nguyên nhân mà các doanh nghiệp thường hay mắc phải dẫn đến hàng tồn kho ảo: Do doanh nghi
Đọc thêm

Hiểu rõ về số hóa tài liệu lưu trữ

Hình ảnh
Biện pháp số hóa tài liệu lưu trữ là một trong những biện pháp quản lý tài liệu được nhắc đến nhiều nhất trong những năm vừa qua. Để hiểu rõ hơn về chúng, bạn hãy đọc ngay bài viết sau đây. Các công việc quản lý, lưu trữ tài liệu đã được áp dụng nền tảng công nghệ mới, phù hợp với môi trường làm việc điện tử hiện đại. Việc số hóa tài liệu lưu trữ sẽ giúp các đơn vị bảo quản, khai thác, tìm kiếm, sử dụng hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng nhất. Sau đây, hãy cùng Lưu Hồ Sơ tìm hiểu rõ hơn về số hóa tài liệu lưu trữ nhé. Số hóa tài liệu là gì Hiểu đơn giản, số hóa tài liệu lưu trữ là việc chuyển đổi từ vật mang thông tin khác nhau trên nền giấy như hồ sơ, chứng từ giấy, ảnh in… trở thành tài liệu điện tử được lưu trong các thiết bị máy tính. Những tài liệu điện tử này có thể tồn tại ở nhiều dạng File khác nhau, người dùng có thể sử dụng, chỉnh sửa thông tin tài liệu… Xem thêm: Cách lưu trữ hồ sơ trên thư mục máy tính Ý nghĩa của việc áp dụng quy trình 5s trong quản lý hồ sơ Các bước lư
Đọc thêm