Mẹo sắp xếp hồ sơ mà bạn không thể bỏ qua

 Sắp xếp hồ sơ khoa học và hợp lý sẽ giúp bạn quản lý và lưu trữ tài liệu tốt hơn. Sau đây là Mẹo sắp xếp hồ sơ mà bạn không thể bỏ qua trong quá trình lưu hồ sơ.

Đối với những doanh nghiệp lớn đã hoạt động nhiều năm, việc quản lý hồ sơ chứng từ là một khâu gây “mệt mỏi’ cho người làm công tác hành chính nhân sự vì có quá nhiều số lượng giấy tờ cần phải lưu trữ theo bộ. Nếu không sắp xếp chúng cẩn thận thì rất dễ bị thất lạc hoặc mất thời gian trong quá trình tìm kiếm.

Để việc lưu trữ hồ sơ đạt hiệu quả cao nhất, Lưu Hồ Sơ thường áp dụng một số mẹo sắp xếp hồ sơ sẽ được bật mí ngay sau đây.

Mẹo lựa chọn tủ đựng hồ sơ

Nếu đơn vị của bạn có quá nhiều giấy tờ cần lưu trữ thì không thể nào sử dụng phương pháp sử dụng túi đựng hồ sơ như thông thường. Thay vì để trong cặp tài liệu, bạn nên đầu tư tủ Lưu chứng từ riêng biệt.

Khi mua tủ hồ sơ, bạn nên áp dụng những tiêu chí như sau:

• Mua tủ đựng chứng từ có nhiều ngăn, nhiều hộc tủ. Như vậy bạn có thể sắp xếp, phân loại nhiều hồ sơ khác nhau, dãn nhãn chúng ở bên ngoài để dễ dàng tìm kiếm khi cần sử dụng;

• Ngăn tủ có kích thước khác nhau: Không phải tất cả tài liệu đều số số lượng giống nhau, những giấy tờ như thẻ kho, phiếu xuất nhập hàng… sẽ được cập nhật hàng ngày nên số lượng sẽ nhiều hơn các dạng chứng từ báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu. Việc lựa chọn tủ có kích thước khác nhau sẽ tiết kiệm được không gian, diện tích tủ đựng;

• Nên sử dụng tủ treo tường: Những văn phòng nhỏ nên sử dụng tủ treo tường để tiết kiệm diện tích.

Tủ hồ sơ sẽ được đánh dấu bằng những mẩu giấy ghi chú để phân biệt khu vực để hồ sơ hoặc phân biệt các loại hồ sơ với nhau.

Mẹo sắp xếp hồ sơ theo trình tự

Cần thống nhất cách sắp xếp hồ sơ theo một trật tự nhất định, kể cả ở File lưu và giấy tờ bên ngoài. Một số trình tự có thể áp dụng để sắp xếp hồ sơ:

• Sắp xếp theo trình tự thời gian: Trình tự này có thể sắp xếp theo ngày, tháng, quý, năm. Người thực hiện căn cứ theo thời gian trong hồ sơ để sắp xếp theo thứ tự: Hồ sơ gần nhất để ở bên ngoài hoặc ở dưới ( khu vực dễ lấy), Hồ sơ có thời gian lâu hơn sẽ xếp ở phía sau và ở phía trên;

• Sắp xếp theo bảng chữ cái ABC: Cách này thường được áp dụng đối với doanh nghiệp lưu hồ sơ dự án hoặc hồ sơ khách hàng, sẽ dựa vào chữ cái đầu của tài liệu và được sắp xếp theo bảng chữ cái;

• Sắp xếp hồ sơ theo tính chất: Bạn có thể sắp xếp hồ sơ thành 3 loại: chưa giải quyết, chờ giải quyết, đã giải quyết.

Bạn có thể kết hợp nhiều cách lưu trữ hồ sơ cùng một lúc: ví dụ hồ sơ ban đầu sẽ được phân chia thành 3 loại chưa giải quyết, chờ giải quyết, đã giải quyết. Những hồ sơ đã được giải quyết sẽ được sắp xếp theo trình tự thời gian trong tủ hồ sơ, còn những hồ sơ còn lại chờ giải quyết xong mới có thể mang đi lưu trữ….

Xem thêm: Bài viết trong chuyên mục Kho lưu trữ chứng từ

Dù sử dụng phương pháp sắp xếp nào, bạn cũng không được quên ghi chú cẩn thận bên ngoài để dễ phân biệt.

Áp dụng phần mềm lưu hồ sơ

Với sự phát triển của công nghệ phần mềm, công việc lưu trữ, truy xuất thông tin, cập nhật thông tin đã trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều. Nhiều ứng dụng lưu trữ tài liệu đám mây đã được sử dụng rộng rãi trong giới văn phòng như Dropbox, Google Drive, ISO Vtranet…

Bạn có thể sử dụng những phần mềm này để hỗ trợ việc tìm kiếm tài liệu một cách nhanh hơn. Đồng thời, với những File lưu hồ sơ, hãy ghi lại vị trí của tài liệu gốc để tìm lại giấy tờ một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Trên đây là Mẹo sắp xếp hồ sơ mà bạn không thể bỏ qua. Tại Lưu Hồ Sơ, chúng tôi có cách sắp xếp và lưu trữ tài liệu khoa học, luôn áp dụng công nghệ hiện đại trong công tác quản lý hồ sơ. Bạn chỉ cần chọn chúng tôi, mọi công việc lưu hồ sơ sẽ được giải quyết nhanh gọn và có hiệu quả. Liên hệ ngay để được tư vấn.

Thông tin liên hệ 

Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

Website: https://www.luuhoso.com/lien-he/

Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân

Nguồn: https://luuhoso.blogspot.com