Mẹo sắp xếp hồ sơ mà bạn không thể bỏ qua

 Sắp xếp hồ sơ khoa học và hợp lý sẽ giúp bạn quản lý và lưu trữ tài liệu tốt hơn. Sau đây là Mẹo sắp xếp hồ sơ mà bạn không thể bỏ qua trong quá trình lưu hồ sơ.

Đối với những doanh nghiệp lớn đã hoạt động nhiều năm, việc quản lý hồ sơ chứng từ là một khâu gây “mệt mỏi’ cho người làm công tác hành chính nhân sự vì có quá nhiều số lượng giấy tờ cần phải lưu trữ theo bộ. Nếu không sắp xếp chúng cẩn thận thì rất dễ bị thất lạc hoặc mất thời gian trong quá trình tìm kiếm.

Để việc lưu trữ hồ sơ đạt hiệu quả cao nhất, Lưu Hồ Sơ thường áp dụng một số mẹo sắp xếp hồ sơ sẽ được bật mí ngay sau đây.

Mẹo lựa chọn tủ đựng hồ sơ


Nếu đơn vị của bạn có quá nhiều giấy tờ cần lưu trữ thì không thể nào sử dụng phương pháp sử dụng túi đựng hồ sơ như thông thường. Thay vì để trong cặp tài liệu, bạn nên đầu tư tủ Lưu chứng từ riêng biệt.

Khi mua tủ hồ sơ, bạn nên áp dụng những tiêu chí như sau:

  • Mua tủ đựng chứng từ có nhiều ngăn, nhiều hộc tủ. Như vậy bạn có thể sắp xếp, phân loại nhiều hồ sơ khác nhau, dãn nhãn chúng ở bên ngoài để dễ dàng tìm kiếm khi cần sử dụng;

  • Ngăn tủ có kích thước khác nhau: Không phải tất cả tài liệu đều số số lượng giống nhau, những giấy tờ như thẻ kho, phiếu xuất nhập hàng… sẽ được cập nhật hàng ngày nên số lượng sẽ nhiều hơn các dạng chứng từ báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu. Việc lựa chọn tủ có kích thước khác nhau sẽ tiết kiệm được không gian, diện tích tủ đựng;

  • Nên sử dụng tủ treo tường: Những văn phòng nhỏ nên sử dụng tủ treo tường để tiết kiệm diện tích.

Tủ hồ sơ sẽ được đánh dấu bằng những mẩu giấy ghi chú để phân biệt khu vực để hồ sơ hoặc phân biệt các loại hồ sơ với nhau.

Mẹo sắp xếp hồ sơ theo trình tự


Cần thống nhất cách sắp xếp hồ sơ theo một trật tự nhất định, kể cả ở File lưu và giấy tờ bên ngoài. Một số trình tự có thể áp dụng để sắp xếp hồ sơ:

  • Sắp xếp theo trình tự thời gian: Trình tự này có thể sắp xếp theo ngày, tháng, quý, năm. Người thực hiện căn cứ theo thời gian trong hồ sơ để sắp xếp theo thứ tự: Hồ sơ gần nhất để ở bên ngoài hoặc ở dưới ( khu vực dễ lấy), Hồ sơ có thời gian lâu hơn sẽ xếp ở phía sau và ở phía trên;

  • Sắp xếp theo bảng chữ cái ABC: Cách này thường được áp dụng đối với doanh nghiệp lưu hồ sơ dự án hoặc hồ sơ khách hàng, sẽ dựa vào chữ cái đầu của tài liệu và được sắp xếp theo bảng chữ cái;

  • Sắp xếp hồ sơ theo tính chất: Bạn có thể sắp xếp hồ sơ thành 3 loại: chưa giải quyết, chờ giải quyết, đã giải quyết.

Bạn có thể kết hợp nhiều cách lưu trữ hồ sơ cùng một lúc: ví dụ hồ sơ ban đầu sẽ được phân chia thành 3 loại chưa giải quyết, chờ giải quyết, đã giải quyết. Những hồ sơ đã được giải quyết sẽ được sắp xếp theo trình tự thời gian trong tủ hồ sơ, còn những hồ sơ còn lại chờ giải quyết xong mới có thể mang đi lưu trữ….


Xem thêm: Bài viết trong chuyên mục Kho lưu trữ chứng từ


Dù sử dụng phương pháp sắp xếp nào, bạn cũng không được quên ghi chú cẩn thận bên ngoài để dễ phân biệt.

Áp dụng phần mềm lưu hồ sơ


Với sự phát triển của công nghệ phần mềm, công việc lưu trữ, truy xuất thông tin, cập nhật thông tin đã trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều. Nhiều ứng dụng lưu trữ tài liệu đám mây đã được sử dụng rộng rãi trong giới văn phòng như Dropbox, Google Drive, ISO Vtranet…

Bạn có thể sử dụng những phần mềm này để hỗ trợ việc tìm kiếm tài liệu một cách nhanh hơn. Đồng thời, với những File lưu hồ sơ, hãy ghi lại vị trí của tài liệu gốc để tìm lại giấy tờ một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Trên đây là Mẹo sắp xếp hồ sơ mà bạn không thể bỏ qua. Tại Lưu Hồ Sơ, chúng tôi có cách sắp xếp và lưu trữ tài liệu khoa học, luôn áp dụng công nghệ hiện đại trong công tác quản lý hồ sơ. Bạn chỉ cần chọn chúng tôi, mọi công việc lưu hồ sơ sẽ được giải quyết nhanh gọn và có hiệu quả. Liên hệ ngay để được tư vấn.

Thông tin liên hệ 

Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

Website: https://www.luuhoso.com/lien-he/

Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân

Nguồn: https://luuhoso.blogspot.com 

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Sự khác nhau giữa kho riêng và kho công cộng

Hình ảnh
  Trong bài viết dưới đây, Lưu Hồ Sơ sẽ phân tích sự khác nhau giữa kho riêng và kho công cộng để Quý khách hàng nắm rõ và có sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp của mình. Vì nhu cầu tiêu dùng tăng cao, hàng hóa nhập về ngày một nhiều, các doanh nghiệp lớn xây dựng kho riêng để dễ quản lý và bảo quản. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có thể tự xây kho vì chi phí lớn và cần quá nhiều điều kiện. Vì vậy giải pháp đưa ra là thuê kho công cộng. Vậy chúng khác nhau ở điểm nào? Cùng đi sâu phân tích trong bài viết dưới đây. >>> Bài viết tham khảo: Các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho Các thủ tục nhập khẩu hàng hóa cần nắm rõ Có nên mua bảo hiểm hàng hóa trong kho hàng Định nghĩa kho riêng và kho công cộng Kho riêng - Thuộc quyền sở hữu và quản lý của một cá nhân, tổ chức để lưu trữ hàng hóa sản phẩm của doanh nghiệp. - Một hình thức khác là kho tự quản: Doanh nghiệp thuê riêng toàn bộ nhà kho của một đơn vị cung cấp, trả tiền thuê kho và có quyền tự quản lý và sử dụng. Kho
Đọc thêm

Hàng tồn kho ảo là gì? Cách xử lý hàng tồn kho ảo

Hình ảnh
  Hàng tồn kho ảo luôn là vấn đề đau đầu của các đơn vị kinh doanh. Vậy chúng là gì? Cách xử lý làm giảm hàng tồn kho ảo như thế nào? Cùng tìm hiểu câu trả lời trong bài viết sau đây.  Trong quá trình hoạt động kinh doanh, đa số các doanh nghiệp đều gặp phải tình trạng tồn kho ảo, dẫn đến việc này đa số là do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp. Nếu không có cách xử lý kịp thời hàng tồn kho, nếu bị phát hiện sẽ bị xử phạt nghiêm trọng. Dưới đây Lưu Hồ Sơ sẽ hướng dẫn một số cách xử lý hàng tồn kho ảo mà các doanh nghiệp có thể áp dụng. Hàng tồn kho ảo là gì? Định nghĩa hàng tồn kho ảo: là lượng hàng hóa, vật tư, linh kiện tồn kho được ghi trên sổ sách kế toán nhiều hơn so với số hàng thực tế trong kho. Dù số lượng chênh lệch nhiều hay ít thì cũng chứng tỏ số liệu kế toán đã phản ánh không trung thực giá trị thực tế của  hàng tồn kho. Nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho Nguyên nhân chủ quan Đây là nguyên nhân mà các doanh nghiệp thường hay mắc phải dẫn đến hàng tồn kho ảo: Do doanh nghi
Đọc thêm

Có nên mua bảo hiểm hàng hóa trong kho hàng

Hình ảnh
  Hàng hóa được lưu kho đạt tiêu chuẩn và an toàn rồi thì có nên mua bảo hiểm hàng hóa trong kho hàng nữa không? Nếu bạn đang thắc mắc về vấn đề này thì hãy tham khảo ngay bài viết của Lưu Hồ Sơ nhé. Sẽ có rất nhiều rủi ro trong kho hàng mà chúng ta không thể kiểm soát, có thể do tác động lý hóa bên ngoài hoặc do những sự cố xảy ra ngoài ý muốn. Dù là nguyên nhân gì thì cũng mang lại tổn thất rất cho doanh nghiệp. Đó là lý do các gói bảo hiểm hàng hóa ra đời nhằm giúp các đơn vị lưu trữ hàng hóa giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất. Nhưng chúng thực sự cần thiết cho những mặt hàng nào? Có thể phân loại mua bảo hiểm để giảm được chi phí doanh nghiệp hay không?  >>> Bài viết tham khảo: Mách bạn cách bảo quản hàng hóa trong kho lưu trữ Hàng tồn kho ảo là gì? Cách xử lý hàng tồn kho ảo Dịch vụ lưu trữ hồ sơ uy tín tại TP Hồ Chí Minh Vì sao phải mua bảo hiểm hàng hóa trong kho hàng Một sự thật dễ thấy đối với các gói bảo hiểm là không thể đảm bảo giải quyết 100% các sự cố xảy ra đối
Đọc thêm