Hàng tồn kho ảo là gì? Cách xử lý hàng tồn kho ảo

 Hàng tồn kho ảo luôn là vấn đề đau đầu của các đơn vị kinh doanh. Vậy chúng là gì? Cách xử lý làm giảm hàng tồn kho ảo như thế nào? Cùng tìm hiểu câu trả lời trong bài viết sau đây. 

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, đa số các doanh nghiệp đều gặp phải tình trạng tồn kho ảo, dẫn đến việc này đa số là do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp. Nếu không có cách xử lý kịp thời hàng tồn kho, nếu bị phát hiện sẽ bị xử phạt nghiêm trọng.

Dưới đây Lưu Hồ Sơ sẽ hướng dẫn một số cách xử lý hàng tồn kho ảo mà các doanh nghiệp có thể áp dụng.

Hàng tồn kho ảo là gì?

Định nghĩa hàng tồn kho ảo: là lượng hàng hóa, vật tư, linh kiện tồn kho được ghi trên sổ sách kế toán nhiều hơn so với số hàng thực tế trong kho. Dù số lượng chênh lệch nhiều hay ít thì cũng chứng tỏ số liệu kế toán đã phản ánh không trung thực giá trị thực tế của  hàng tồn kho.

Nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho

Nguyên nhân chủ quan

Đây là nguyên nhân mà các doanh nghiệp thường hay mắc phải dẫn đến hàng tồn kho ảo:

• Do doanh nghiệp bán hàng nhưng không xuất hóa đơn. Đây là trường hợp thường xuyên xảy ra nhất, đặc biệt là khi bán sản phẩm cho cá nhân hay đơn vị không có nhu cầu nhận hóa đơn. Lỗi này thuộc về kế toán khi không xuất hóa đơn cho những đơn hàng có đủ điều kiện.

• Có nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không đúng với yêu cầu và hoạt động kinh doanh (tránh VAT) nên cũng dẫn đến hàng tồn kho ảo.

Nguyên nhân khách quan

Nguyên nhân khách quan dẫn tới hàng tồn kho ảo là do kế toán chưa nắm rõ được nguyên tắc kế toán, không nắm rõ được quy định và các trường hợp xuất hóa đơn hàng hóa, chưa biết lập hồ sơ để giảm hàng hóa đã hết hạn sử dụng trong kho…

Cách xử lý hàng tồn kho ảo

Doanh nghiệp nên có một phương án giải quyết hợp lý hàng tồn kho ảo trước kỳ kiểm tra, có thể lựa chọn một trong những các sau đây:

• Xuất hóa đơn bán lẻ cho khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn: theo cách này doanh nghiệp sẽ chịu thuế GTGT 10% nhưng sẽ giảm đi một lượng hàng tồn kho ảo;

• Đăng ký với sở Công thương có chương trình khuyến mãi: bạn có thể áp dụng khai báo chương trình khuyến mãi mua 1 tặng 1 hoặc hóa đơn bao nhiêu tiền sẽ được tặng sản phẩm, tuy nhiên bắt buộc phải đăng ký với Sở công thương;

• Giảm giá hàng bán: Giá sản phẩm giảm sẽ đồng nghĩa với việc số lượng sản phẩm được bán ra nhiều hơn, như vậy sẽ giảm được lượng hàng tồn;

• Làm thủ tục thanh lý hàng bán áp dụng với sản phẩm khó bán;

• Làm thủ tục hủy hàng bán áp dụng với các sản phẩm dễ hư hỏng và có hạn sử dụng ngắn ngày như thực phẩm, xi măng ( hỏng do sinh lý hóa);

• Nhượng quyền thương mại: tìm các doanh nghiệp có nhu cầu kinh doanh mặt hàng để san bớt hàng hóa cho bên nhượng quyền. Cách này làm giảm nhanh hàng tồn kho ảo với số lượng đáng kể;

• Làm biên bản hàng thiếu hụt trong khi kiểm kê hàng hóa, phạt trừ vào lương nhân viên. Đây cũng là một cách làm giảm hàng tồn kho nhưng cũng chỉ được một số lượng ít;

• Làm biên bản mất trộm, mất cắp. Nhưng cách này mất nhiều thời gian và thủ tục rất rườm rà, có liên quan tới các cơ quan chức năng khác;

>>> Các dịch vụ tham khảo: Dịch vụ lưu kho hàng hóa 

• Cho các doanh nghiệp khác vay mượn để hợp thức hóa số hàng tồn ảo trong kho;

• Nếu sản phẩm là đồ vật tư, xây dựng thì làm số liệu để đẩy qua cho bên công trình đang thi công;

• Xuất hàng tặng, biếu nhân viên: với trường hợp này vẫn xuất hóa đơn bình thường;

Để tránh được hàng tồn kho ảo, bộ phận kế toán phải nắm thật rõ các nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp, bán hàng xuất hóa đơn đầy đủ, tránh bán hàng gian dối để tránh những hậu quả phiền phức và ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ  

• Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

• Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

• Website: https://www.luuhoso.com/lien-he 

• Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Thanh Hương